Ihre Aufgaben

Wer bei IFAK eine Ausbildung zur/m Kauffrau/mann für Büromanagement absolviert, kann sich auf vielfältige Aufgaben freuen.

• Bürotätigkeiten organisieren und durchführen
• Reisen planen, organisieren und Reisekosten­abrechnung erledigen
• Gäste empfangen und bewirten
• Neue Aufträge anlegen, Rechnungen stellen und Eingangsrechnungen prüfen
• Betreuung einer Buchhaltung in eigener Verantwortung (unter Kontrolle natürlich und mit fachkundigem Feedback)

Unsere Erwartungen

Bei all der Abwechslung im Büroalltag ist eines ganz wichtig – den Überblick zu behalten. Man braucht Organisations­talent und einen ausgeprägten Sinn für Ordnung, um Kauffrau/mann für Büromanagement zu werden.

• Sehr guter Realschulabschluss, höhere Handelsschule oder (Fach-)Abitur
• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch
• Interesse an kaufmännischen Tätigkeiten
• Evtl. erste praktische Erfahrungen im kaufmännischen Bereich
• Grundkenntnisse im EDV-Bereich
• Teamfähigkeit, Zielorientierung, Belastbarkeit und Engagement

Ihre Perspektiven

Tagesablauf einer Auszubildenden zur Kauffrau für Büromanagement

8:30 Uhr: Als Erstes sichte ich die eingehende Post und sortiere sie den einzelnen Kollegen zu. Das wichtige Schreiben, auf das im Haus schon ungeduldig gewartet wird, ist diesmal auch dabei – zum Glück. Dieser Brief hat Priorität und wird von mir als erstes ausgeteilt.

09:30 Uhr: Gleich kommen Geschäftskunden in die Firma. Hierfür bereite ich die Räumlichkeiten vor, stelle Getränke bereit, lege Firmenprospekte aus und empfange die Gäste. Gut, dass ich heute Morgen daran gedacht und etwas Schickes angezogen habe.

11:45 Uhr: Der Kundenbesuch dauert länger und es muss kurzfristig noch ein Tisch fürs Mittagessen reserviert werden. Mal schauen, ob da überhaupt noch einer zu bekommen ist. Gut, dass ich mit dem Italiener um die Ecke gut kann. Der hat immer noch einen Platz für uns und kochen kann er auch.

14:00 Uhr: Jetzt geht es ans Rechnungen schreiben. Zusammen mit einer Kollegin stelle ich Rechnungs­unterlagen zusammen, schreibe die Rechnungen und prüfe den Zahlungseingang und –ausgang. Bei einer Kollegin muss ich noch einmal nachhaken, ob diese ihren Kunden sanft auf die noch offene Rechnung aufmerksam machen will, oder ob ich eine Mahnung schreiben soll.

16:30 Uhr: Letzte Woche habe ich eine Geschäftsreise für eine Kollegin organisiert, Flüge gebucht und das gewünschte Hotelzimmer (schön ruhig und bitte Nichtraucher) reserviert. Doch jetzt verschiebt sich der Geschäftstermin. Flug und Hotelzimmer müssen umgebucht werden. Hoffentlich klappt das mit dem Zimmer noch?